The Ministry of Defense and Microsoft SharePoint

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K2NewsIl Ministero della Difesa e Microsoft SharePoint
5.07.2013 admin News

Gestisce i rapporti con i partner dell’industria e mantiene i rapporti di commercio estero. In questo scenario ci fu un progetto di revisione dei processi amministrativi per aumentare l’efficienza del personale e semplificare le procedure. Grazie a SharePoint utilizzando la scheda è stata ridotta e diminuita la possibilità di errore umano. Oltre a ottenere un risparmio sui costi, ha creato Segredifesa una struttura operativa, moderna e in linea con le disposizioni emanate dal Ministero, in cui le persone sono collocate nelle migliori condizioni per svolgere il loro lavoro. Dai nostri uffici a Roma o in movimento all’estero, grazie a SharePoint e alle sue caratteristiche di interoperabilità che lo rendono accessibile da tablet con qualsiasi sistema operativo, lo sviluppo di pratiche amministrative ora avviene senza interruzioni e con continuità.
Una nuova struttura basata sull’innovazione tecnologia della massima istituzione in campo militare, il Ministero della Difesa è l’organo del governo italiano responsabile per l’amministrazione della protezione civile e militare del paese. All’interno, il Segretariato Generale della Difesa ha la responsabilità di attuazione delle direttive impartite dal Ministro in relazione all’amministrazione di livello più alto, dell’area tecnicoamministrativa della difesa, della promozione e coordinamento della ricerca relativa ai materiali di armi tecnologiche, dell’approvvigionamento dei media, dei materiali e degli armamenti per le Forze Armate e il supporto a quella italiana per la difesa.
Al Generale Mario Marioli, Vice Segretario Generale e Direttore Nazionale degli Armamenti del Ministero della Difesa, è stata data la direzione, il coordinamento e il controllo del Dipartimento III – La politica degli armamenti, del Dipartimento IV – Programmi di ricerca e sviluppo, del Reparto V – La ricerca tecnologica e del Reparto VI – Informatica. A partire dal 2011, il Generale Marioli percependolo come un progetto di innovazione tecnologica e di revisione delle procedure e dei processi amministrativi, avrebbe aumentato l’efficienza del personale che lavora in Segredifesa.
Prima dell’introduzione della tecnologia SharePoint all’interno del Segretariato generale, molte procedure amministrative hanno generato una notevole quantità di carta per la produzione della documentazione, che ha subito un processo di revisione e di validazione da parte dei diversi soggetti coinvolti. Ogni documento risiedeva nella memoria fisica del PC della persona che lo aveva creato o gestito. Convalidato cosi che è venuta dalla più alta carica necessaria, una pratica doveva essere stampata e firmata da più persone. La mancanza di un flusso di lavoro automatizzato ha aumentato le possibilità di errore e dilatato i tempi di elaborazione della documentazione. <L’esigenza primaria era l’ottimizzazione dei processi, per rendere le informazioni relative all’amministrazione di Segredifesa utilizzabili in modo sicuro, ripartito e veloce>, dice il Generale Marioli.
Revisione delle procedure e semplificazione delle operazioni con SharePoint.
Il Generale Marioli, insieme con la sua struttura, è stato coinvolto nella fase di analisi e progettazione della società Key To Business, partner Microsoft specializzato, tra gli altri campi, nel Systems Integration & Software Development.
Prima di individuare la migliore tecnologia disponibile, il confronto è fatto sul tema della riorganizzazione dei processi. E ‘stato analizzato il ciclo di vita di tutti i tipi di documenti: l’obiettivo principale del progetto è stato, infatti, snellire le procedure, sapendo che questo avrebbe portato altri benefici. Basandosi sul contratto di Enterprise Agreement stretto tra Microsoft e il Ministero della Difesa, il Segretariato, con il supporto di Key To Business, ha identificato in SharePoint la tecnologia sulla quale basare il progetto all’interno di Segredifesa. Il Generale Marioli e Francesco Tartaglia Polcini, CEO di Key to Business, hanno garantito la massimizzazione degli sforzi per ottenere i migliori risultati nel più breve tempo possibile.
<L’informatizzazione delle procedure doveva rispondere alle normative del Ministero ed essere compatibile con tutti i compiti per i quali l’amministrazione ha il potere>, ha detto il Generale. <Maggiore efficacia nella gestione e ottimizzazione dei processi dovrebbero garantire anche elevati standard di sicurezza. Questo è anche il motivo per cui abbiamo scelto Microsoft come partner tecnologico di questo progetto>.

Ridurre i costi, aumentare l’efficienza.

Da giorni a ore. Con questa riduzione dei tempi grazie al nuovo sistema di Document Management and Knowledge Management System, è possibile descrivere il valore del progetto Segredifesa. Un piano costruito dal Generale Marioli e reso possibile grazie alla collaborazione e la partecipazione di tutti gli attori coinvolti. <Dopo un approccio un po’ scettico, come è naturale quando ci si trova di fronte a un cambiamento significativo, è stata la struttura dell’amministrazione a plasmare le soluzioni attuate. E’ grazie alla collaborazione con Microsoft e Key To Business e la buona volontà dei dipartimenti che è stata creata una soluzione efficace>, afferma il Generale Marioli. <Il sistema non solo è stato suggerito, ma è stato condiviso e poi ha preso in considerazione le modifiche desiderate dagli utenti, che oggi considerano le applicazioni basate su SharePoint il loro strumento di riferimento, che ha reso il lavoro più facile e più efficace>.
Dopo le fasi di implementazione e messa a punto, gli utenti hanno iniziato a utilizzare il nuovo sistema Knowledge Management System, con un flusso di lavoro integrato che fornisce molte misure di sicurezza per Segredifesa. I documenti non sono più conservati in un solo posto e non è più necessario stampare le pratiche per eseguire la procedura di convalida. Ogni persona, entrando nel sistema, riceve una notifica quando un documento passa sotto la sua giurisdizione e richiede l’email di approvazione. In questo modo, oltre allo spreco di carta, toner e tempo, Segredifesa ha ridotto la possibilità di errore, dato che il sistema avvisa gli utenti quando un documento non viene elaborato all’interno di un lasso di tempo.
Il progetto è ora visto da Segredifesa come un primo passo verso un cambiamento che porterà altre novità. <Abbiamo introdotto un cambio generazionale, da cui non si torna indietro ed è ora chiaro a tutti che la strada verso l’evoluzione è segnata. Non è stato un esercizio tecnologico fine a se stesso. I regolamenti stabiliti dal Ministero ci guidano verso una strada che suggerisce successivi sviluppi nel progetto, a partire dalla sua distribuzione attraverso altre Direzioni Operative e inserendo altre caratteristiche funzionali, ottimizzando sempre di più i costi e le capacità operative del personale del Ministero>, spiega il Generale Marioli. La flessibilità della tecnologia SharePoint ha generato un ulteriore importante vantaggio a Segredifesa. Mentre prima ogni fase di lavorazione doveva aver luogo nelle sedi di Roma, gli utenti possono ora accedere alle risorse e convalidare i documenti da qualsiasi parte del mondo. <L’importanza di questo progetto può anche dedursi da questo. Tutti gli utenti possono accedere a SharePoint e seguire la procedura per l’approvazione di un documento anche mentre si lavora in movimento>, dice il Generale. <Non hai bisogno di un PC. Basta un tablet con connessione Internet con qualsiasi sistema operativo per lavorare come se si fosse in ufficio>.