Esigenza del Cliente
Il Segretariato Generale della Difesa, ente strategico per la gestione delle attività amministrative e logistiche del Ministero della Difesa italiano, ha espresso l’esigenza di adottare strumenti digitali di collaborazione per:
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Snellire i processi interni.
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Migliorare la condivisione strutturata di informazioni tra uffici e reparti.
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Automatizzare le attività ricorrenti legate alla documentazione e ai flussi autorizzativi.
L’obiettivo era creare una piattaforma flessibile, sicura e coerente con l’ecosistema Microsoft già in uso, in grado di valorizzare il know-how degli utenti sulla suite Office.
Implementazione
Key2 ha progettato e realizzato una soluzione su misura basata su Microsoft SharePoint, integrata in maniera nativa con gli strumenti della suite Microsoft 365.
🔹 Piattaforma collaborativa personalizzata
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Creazione di siti di team e dipartimento per la gestione documentale e la collaborazione tra utenti.
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Implementazione di workflow automatizzati per la gestione dei processi approvativi e delle richieste interne.
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Gestione dei permessi e sicurezza a livelli differenziati, in conformità con i requisiti istituzionali.
🔹 Interfaccia familiare e interoperabilità
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Integrazione diretta con Outlook, Word, Excel e Teams, per agevolare l’adozione da parte degli utenti.
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Utilizzo di modelli standardizzati per garantire coerenza, tracciabilità e versionamento dei documenti.
🔹 Supporto alla digitalizzazione dei processi
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Sviluppo di liste, moduli personalizzati e dashboard di monitoraggio per automatizzare attività ripetitive.
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Formazione e accompagnamento al cambiamento per i team interni.
Risultati
✅ Riduzione significativa dei tempi di gestione dei documenti e dei processi autorizzativi.
✅ Maggiore efficienza nella collaborazione interdipartimentale, con accesso immediato alle informazioni strategiche.
✅ Valorizzazione degli strumenti Microsoft già in uso, senza necessità di formazione complessa.
✅ Incremento della sicurezza e del controllo nella gestione delle informazioni sensibili.
✅ Migliore tracciabilità delle attività e responsabilizzazione dei referenti di processo.
Grazie alla collaborazione con Key2, il Segretariato Generale della Difesa ha potuto compiere un passo decisivo nella digitalizzazione sicura e scalabile dei processi interni, abilitando una nuova cultura collaborativa all’interno di un contesto strategico per il Paese.